سیستم یکپارچه مالی

سیستم یکپارچه مالی

چنانچه نرم افزار مورد استفاده در بخش هاي مختلف يك سازمان در هماهنگي كامل با يكديگر نباشد موجب اتلاف زمان و هزينه مي شوند. بهترين سيستم هاي جدا از هم در ذات خود باعث دوباره كاري مغايرت و ضعف كنترل هستند. سيستم يكپارچه مالي به انديش به شكلي كارآمد اين مشكلات را به حداقل رسانده و موجب كاهش هزينه ها و پويايي سازمان مي شود.

عدم استفاده از سیستم یکپارچه مالی می‌تواند منجر به مشکلات و محدودیت‌های مختلف در حوزه مالی یک سازمان یا شرکت شود. برخی از این مشکلات عبارتند از :
1. پراکندگی داده‌ها: وجود اطلاعات مالی در سیستم‌های مختلف و عدم ارتباط و تطابق بین آن‌ها می‌تواند به پراکندگی داده‌ها و عدم انطباق گزارشات منجر شود. این موضوع باعث کاهش دقت در گزارش‌دهی و تصمیم‌گیری‌های مدیریتی می شود.

2. کارایی پایین: وقتی سیستم ها با یکدیگر ارتباط ندارند دوباره کاری ایجاد می شود (مثلا فاکتوری که در بخش فروش صادر شده باید به حسابداری ارسال و در آنجا سند حسابداری تولیدشود) که منجر به هدررفت زمان و انرژی می‌شود.
3. پیچیدگی در گزارش‌دهی: در صورتی که اطلاعات مالی از منابع مختلف جمع‌آوری شود، تولید گزارش‌های مالی تبدیل به یک فرآیند پیچیده می‌شود و ممکن است با خطاها همراه باشد.
4. عدم شفافیت: از آنجا که داده‌ها پراکنده و غیریکپارچه هستند، شفافیت کلی در فرایند مالی و عملکرد سازمان کاهش می‌یابد. این موضوع می‌تواند به دشواری در ارتباط با سهامداران، سرمایه‌گذاران و نهایتاً به کاهش اعتماد منجر شود.
5. دشواری در تصمیم‌گیری: عدم دسترسی آسان به اطلاعات کامل و دقیق می‌تواند فرآیند تصمیم‌گیری‌های استراتژیک را مختل کند و باعث اتخاذ تصمیمات نادرست یا ناقص شود.
6. اهداف کنترل دسترسی ناپذیر: در سیستم‌های غیریکپارچه، مدیریت دسترسی و کنترل امنیتی به داده‌ها دشوارتر است. این می‌تواند باعث به خطر افتادن اطلاعات حساس و محرمانه شود.
7. سربار مالی: اداره سیستم‌های جداگانه و نیاز به انجام تکراری‌های زیاد ممکن است باعث افزایش هزینه‌ها و مصرف منابع مالی و انسانی گردد.
8. عدم امکان تجزیه و تحلیل شامل: سیستم‌های گسسته مالی نمی‌توانند به صورت کامل اطلاعات مالی را تجزیه و تحلیل کنند و به ارتباط میان اجزای مختلف اشاره کنند که در نهایت می‌تواند از دست دادن فرصت‌ها و بهبودهای ممکن جلوگیری کند.
به طور کلی، استفاده از سیستم یکپارچه مالی با رفع مشکلات فوق به تسهیل و بهبود کارایی فرآیندهای مالی کمک می‌کند و مشکلاتی که از عدم یکپارچگی داده‌ها و فرآیندها ناشی می‌شوند را کاهش می‌دهد.